Hoe hybride werken de inrichting van kantoorruimtes verandert

Bekijk de toegangslogs van de badges van de meeste bedrijfskantoren op een willekeurige donderdag en de cijfers vertellen een verhaal waar niemand rekening mee had gehouden. De bezettingsgraad ligt ergens rond de helft van de capaciteit. Hele vleugels blijven onaangeroerd totdat een team besluit samen te komen voor een kwartaalevaluatie. Het gebouw staat er, de huur loopt door en een groot deel van het meubilair is sinds maandag door niemand meer gebruikt.

Dit is hybride werken in de praktijk. En bedrijven die hun ruimte nog niet hebben aangepast aan deze nieuwe realiteit betalen, soms aanzienlijk, voor ruimte die nauwelijks wordt benut.

Waarom het oude model niet meer werkt: Hybride werken

Voordat flexibele werkregelingen de norm werden, gingen kantoren uit van één basisaanname: bijna iedereen komt naar kantoor en heeft een plek nodig, dus huur genoeg vloeroppervlak voor het hele personeelsbestand. Die logica hield prima stand vóór de pandemie. Vaste bureaus, standaard vergaderruimtes en langetermijncontracten afgestemd op volledige bezetting waren logisch toen iedereen ook echt kwam opdagen.

Toen kwam een groot deel van het personeel niet meer dagelijks naar kantoor en stortte die aanname in. Facility managers werden verantwoordelijk voor het onderhoud van volledig gehuurde verdiepingen met de helft van de bezetting waarvoor ze waren ontworpen. Twee of drie dagen per week bleven enorme delen van de kantoortuin volledig ongebruikt, terwijl diezelfde werknemers productief vanuit huis werkten. Dit bewees dat ze geen permanent bureau op het hoofdkantoor nodig hadden om hun werk te doen.

Ruimte besparen zonder terrein te verliezen

De meest directe reactie van bedrijven is het verkleinen van hun fysieke voetafdruk. In alle sectoren is het verminderen van vastgoedgebruik gebruikelijk geworden. Organisaties stappen uit huurcontracten die ze niet langer kunnen verantwoorden en consolideren naar kleinere, beter gelegen locaties.

Wat die inkrimping eigenlijk doet als het doordacht gebeurt, is het kantoor dwingen zijn waarde te bewijzen. Het aantal vierkante meters dat de bezuiniging overleeft, wordt intensiever gebruikt en beter ingericht. Geld dat stilletjes wegvloeide naar halflege gangen, gaat nu naar zaken die resultaat opleveren, zoals betere vergaderapparatuur, een sterkere digitale infrastructuur, trainingsbudgetten en uitgaven voor welzijn die echt invloed hebben op het behoud van personeel. Leiders die dit proces hebben doorlopen, zeggen allemaal hetzelfde: ze hadden gewild dat ze het eerder hadden gedaan en minder hadden vastgehouden aan oude gewoontes.

Bedrijven die dit proces goed aanpakken, zijn eerlijk tegenover zichzelf over welke ruimte ze echt nodig hebben versus wat ze uit traagheid aanhouden.

Zones erin, rijen eruit

Kijk naar de meeste heringerichte hybride kantoren en de plattegrond lijkt in niets op wat er eerst was. De ‘bureau-boerderij’ is verdwenen. Wat ervoor in de plaats is gekomen, is een verzameling verschillende zones, elk gebouwd rond een specifieke categorie werk in plaats van rond het individuele eigendom van een vaste plek.

Samenwerkingsruimtes zijn vaak het meest prominent aanwezig. Teams noemen fysieke werksessies als de belangrijkste reden om naar kantoor te komen. Daarom nemen deze ruimtes en nissen nu meer plek in dan in traditionele indelingen, en ze zijn gebouwd om mee te bewegen met de groepsgrootte en wat de groep daadwerkelijk wil bereiken. Concentratiezones bieden mensen een plek om te focussen, meestal met akoestische scheiding of privé-pods voor de dagen dat het omgevingsgeluid thuis werken onmogelijk maakt. Touchdown-plekken zijn er voor de medewerker die een paar uur op locatie moet zijn, een paar telefoontjes pleegt en dan weer vertrekt. Social lounges, minder formeel dan de ouderwetse kantines, stimuleren het soort spontane gesprekken dat volledig verspreide teams zeggen het meest te missen.

Dit soort segmentatie haalt aanzienlijk meer nut uit een kleiner oppervlak dan welke opstelling met vaste bureaus dan ook.

De meubelvraag is ingewikkelder dan het lijkt

Gedeelde werkplekken krijgen het zwaarder te verduren dan persoonlijke bureaus, en de uitrusting moet dat weerspiegelen. Wanneer dezelfde stoel gedurende vijf dagen door verschillende werknemers wordt gebruikt, is verstelbaarheid geen luxe meer, maar een functionele noodzaak. Mensen verschillen in lengte en zithouding; een stoel die vaststaat op een hoogte die voor één persoon goed is, veroorzaakt problemen voor de volgende drie gebruikers.

Zit-sta bureaus, monitorarmen en ingebouwde stekkerdozen zijn verschoven van extraatjes naar de standaardverwachting voor elke werkplek die door meerdere mensen wordt gedeeld. Meubels die zonder veel moeite kunnen worden aangepast, geven het operationele personeel de mogelijkheid om ruimtes in te richten voor verschillende teamgroottes zonder elk kwartaal nieuw meubilair te bestellen. Duurzaamheid is ook belangrijker geworden, simpelweg omdat gedeelde apparatuur sneller slijt.

Of werknemers überhaupt de moeite nemen om te komen, heeft een verrassend sterke band met wat ze aantreffen als ze er zijn. Een goed uitgeruste, verstelbare werkplek vertelt iemand dat hun tijd op locatie het plannen waard was. Een wankel bureau met een geleende monitor en geen bereikbaar stopcontact vertelt hen iets heel anders, en ze trekken daar de volgende week vaak hun conclusies uit door thuis te blijven.

De kloof tussen thuis en kantoor dichten met technologie

Veel kantoren hebben de fysieke inrichting op orde en lopen toch tegen hetzelfde terugkerende probleem aan: er zit altijd wel iemand achter een laptopscherm, en die persoon is niet echt bij de vergadering aanwezig zoals de mensen aan tafel. De audio valt weg. De camera is op het plafond gericht. Iemand probeert in te breken in het gesprek, en de mensen in de kamer praten er onbewust doorheen. Dit zijn geen kleine ongemakken; ze bepalen wie er meedoet, wiens input de besluitvorming bereikt en ondermijnen stilletjes de betrokkenheid van deelnemers op afstand tijdens een lange sessie.

Speciale vergaderinfrastructuur, gerichte microfoons en grote schermen aan de wand dichten die kloof op een manier die een simpele webcam op een laptopdeksel echt niet kan. Sommige organisaties hebben een gespecialiseerd bureau voor immersieve technologie ingeschakeld om deze omgevingen goed in te richten, waarbij vanaf het begin is ontworpen voor de deelnemer op afstand in plaats van achteraf oplossingen te knutselen na klachten. Reserveringssystemen voor bureaus, dashboards voor realtime bezetting en platforms voor het boeken van ruimtes vormen de operationele laag die voorkomt dat een flexibel personeelsbestand aankomt bij een vol gebouw of twintig minuten moet zoeken naar een vrij bureau.

Kleiner, dichterbij, meer verspreid

De consolidatie van hoofdkantoren vertelt maar een deel van het verhaal. Naast het verkleinen van centrale kantoren is er een ander patroon zichtbaar: het naar buiten verspreiden van de fysieke aanwezigheid naar waar de mensen daadwerkelijk zijn. Kleinere kantoren in de buurt van wijken waar veel werknemers wonen, nemen de belangrijkste reden weg waarom werknemers zich verzetten tegen verplichte kantoordagen. Een ritje van 12 minuten naar een lokale hub is een heel andere afweging dan een reis van 90 minuten naar een toren in de binnenstad, en de aanwezigheidscijfers weerspiegelen dat verschil duidelijk.

Coworkingplekken lossen een vergelijkbaar probleem op. In plaats van zich vast te leggen op meerjarige huurcontracten in elke stad waar een handvol werknemers woont, kunnen organisaties gebruikmaken van bestaande professionele netwerken en betalen voor daadwerkelijk gebruik. Beide benaderingen zijn flexibeler dan traditioneel commercieel vastgoed, waardoor capaciteit kan worden toegevoegd of afgestoten zonder de lange doorlooptijden van traditionele huuronderhandelingen.

Welzijn staat centraal

Wanneer werknemers echt zelf kunnen bepalen waar ze op een dag werken, moet het kantoor concurreren op eigen kracht. Een ruimte met slechte luchtcirculatie, geen natuurlijk licht en geen plek om privé te bellen zonder in een gang te staan, geeft mensen een concrete reden om thuis te blijven. Bij hybride werken zullen ze die kans grijpen.

Daglicht doet wonderen op kantoor. In ruimtes met veel daglicht is het energieniveau hoger en zijn er minder klachten in de middag dan in ruimtes met alleen kunstlicht. Groen, houten oppervlakken en elk uitzicht dat geen parkeergarage is, hebben een positief effect op de stemming. Verbeteringen aan de ventilatie die om andere redenen versneld zijn doorgevoerd, blijken ook cognitieve voordelen te hebben. Een rustige plek waar een medewerker privé kan bellen, aan een lastig probleem kan werken of zich even tien minuten kan terugtrekken uit de kantoortuin, is geen luxe; het voorziet in een behoefte die bij traditioneel kantoorontwerp vaak werd genegeerd.

Wanneer organisaties de resultaten van dit soort fysieke upgrades bijhouden, ondersteunen de cijfers meestal verdere investeringen. Burn-outcijfers verbeteren. De resultaten van medewerkerstevredenheidsonderzoeken gaan de goede kant op. Het behoud van personeel, vooral onder ervaren krachten met veel opties, wordt aanzienlijk beter.

De diepere verschuiving in de functie van het kantoor

Al deze veranderingen wijzen op iets groters dan alleen een aanpassing in vastgoed. Het kantoor heeft nu een andere taak, en de optionele aanwezigheid heeft die functieomschrijving verduidelijkt.

Mentorschap, spontane ideeën en het onderlinge vertrouwen tussen collega’s laten zich niet echt vertalen naar een videoraster. Bij een goed gebruik binnen een hybride model is het fysieke kantoor de plek voor werk dat daadwerkelijk menselijke aanwezigheid vereist: flexibel genoeg om aan te sluiten bij hoe vaak teams langskomen, en goed genoeg zodat ze dat ook echt willen.

Om dat te bereiken moeten HR, facility management, IT en finance op een manier samenwerken die bij het oude kantoorbeheer nooit nodig was. Daarom stappen steeds meer organisaties over naar operators zoals EDGE Workspaces, die flexibele ruimte, werkplektechnologie, hospitality en een gezond gebouwontwerp samenbrengen op één plek, in gebouwen door heel Europa. Wanneer ruimte, service en welzijn als één geheel worden beheerd, is het resultaat een hybride werkplek waar mensen vanzelf naartoe trekken, omdat het in hun behoeften voorziet. Of, zoals EDGE Workspaces het verwoordt: een plek Where Wellbeing Works.

Over de auteur: Julie Burton is Senior Content Specialist bij Dimensional Innovations, een bureau voor experience design, bouw en technologie dat al meer dan 30 jaar meeslepende en boeiende ervaringen creëert voor zijn klanten en hun publiek. Burton combineert haar passie voor storytelling met expertise in zowel digitale als traditionele media.