Wie hybrides Arbeiten die Büroraumnutzung neu gestaltet

Zieht man die Protokolle der Badge-Zugänge für die meisten Unternehmensbüros an einem beliebigen Donnerstag heran, erzählen die Zahlen eine Geschichte, mit der niemand gerechnet hat. Die Auslastung liegt bei etwa der Hälfte der Kapazität. Ganze Flügel bleiben ungenutzt, bis sich ein Team für eine vierteljährliche Überprüfung versammelt. Das Gebäude steht, der Mietvertrag läuft, und ein Großteil der Möbel wurde seit Montag nicht mehr benutzt.

Das ist hybrides Arbeiten in der Realität. Und Unternehmen, die ihre Räumlichkeiten noch nicht an diese neue Realität angepasst haben, zahlen, manchmal erheblich, für Flächen, die kaum genutzt werden.

Was das alte Modell zum Scheitern brachte: Hybrides Arbeiten

Bevor flexible Arbeitsregelungen zur Norm wurden, basierten Büros auf einer Kernannahme: Fast jeder kommt ins Büro und braucht einen Platz – also mietet man genügend Fläche, um die gesamte Belegschaft unterzubringen. Diese Logik funktionierte vor der Pandemie einwandfrei. Feste Schreibtische, standardisierte Konferenzräume und langfristige Mietverträge, die auf volle Kapazität ausgelegt waren, ergaben alle Sinn, als die volle Kapazität auch tatsächlich anwesend war.

Dann hörte ein großer Teil der Belegschaft auf, täglich ins Büro zu kommen, und diese Annahme brach zusammen. Facility Manager waren dafür verantwortlich, voll vermietete Etagen zu unterhalten, die nur mit der Hälfte der ursprünglich vorgesehenen Dichte betrieben wurden. Zwei oder drei Tage pro Woche blieben weite Bereiche des Großraumbüros völlig ungenutzt, während dieselben Mitarbeiter produktiv von zu Hause aus arbeiteten und bewiesen, dass sie keinen festen Schreibtisch in der Zentrale benötigten, um ihre Aufgaben zu erledigen.

Fläche reduzieren, ohne an Boden zu verlieren

Die direkteste Reaktion von Unternehmen war die Reduzierung ihrer physischen Präsenz. Branchenübergreifend sind Immobilienreduzierungen üblich geworden, da Organisationen Mietverträge kündigen, die sie nicht mehr rechtfertigen können, und sich an kleineren, besser positionierten Standorten konsolidieren.

Was diese Reduzierung tatsächlich bewirkt, wenn sie durchdacht angegangen wird, ist, dass das Büro sich rentieren muss. Quadratmeter, die den Schnitt überlebt haben, werden intensiver genutzt und besser konfiguriert. Geld, das stillschweigend in halb leere Korridore floss, fließt nun in Dinge, die Ergebnisse liefern, wie bessere Konferenzausstattung, stärkere digitale Infrastruktur, Schulungsbudgets und Wellness-Ausgaben, die wirklich beeinflussen, ob Menschen bleiben. Führungskräfte, die diesen Prozess durchlaufen haben, sagen dasselbe mit anderen Worten: Sie wünschten, sie hätten es früher getan und weniger aus Gewohnheit festgehalten.

Die Unternehmen, die diesen Prozess gut handhaben, sind ehrlich zu sich selbst, welche Flächen sie tatsächlich benötigen und welche sie aus Trägheit beibehalten.

Zonen rein, Reihen raus

Die meisten neu gestalteten Hybridbüros sehen im Grundriss ganz anders aus als das, was sie ersetzt haben. Die Schreibtischfarm ist verschwunden. An ihre Stelle ist eine Sammlung unterschiedlicher Zonen getreten, die jeweils um eine bestimmte Arbeitskategorie herum aufgebaut sind und nicht um den individuellen Besitz eines festen Platzes.

Kollaborationsbereiche sind in der Regel am prominentesten. Teams nennen persönliche Arbeitssitzungen als Hauptgrund für ihr Kommen ins Büro, sodass diese Räume und Nischen tendenziell mehr Fläche beanspruchen als je zuvor in traditionellen Layouts, und sie sind so konzipiert, dass sie sich je nach Gruppengröße anpassen lassen und je nachdem, was die Gruppe tatsächlich erreichen möchte. Fokussierte Arbeitszonen bieten Menschen einen Ort zum Konzentrieren, typischerweise mit akustischer Trennung oder privaten Pods für den Fall, dass Haushaltsgeräusche die häusliche Umgebung an diesem Tag unbrauchbar gemacht haben. Touchdown-Stationen sind für Mitarbeiter gedacht, die ein paar Stunden vor Ort benötigen, einige Anrufe tätigen und dann wieder gehen. Social Lounges, weniger formal als alte Pausenräume, bewahren die Art ungezwungener Gespräche, die rein verteilte Teams am meisten vermissen.

Diese Art der Segmentierung holt aus einer kleineren Fläche erheblich mehr Nutzen heraus, als es jede Anordnung mit festen Schreibtischzuweisungen jemals könnte.

Die Möbelfrage ist komplizierter, als sie aussieht

Gemeinsam genutzte Arbeitsplätze werden stärker beansprucht als persönlich genutzte Schreibtische, und die Ausstattung muss dies widerspiegeln. Wenn derselbe Stuhl von einer wechselnden Belegschaft an fünf Tagen genutzt wird, hört die Verstellbarkeit auf, ein nettes Feature zu sein, und wird zu einer funktionalen Notwendigkeit. Menschen haben unterschiedliche Größen und Haltungsgewohnheiten, und ein Stuhl, der auf eine Höhe eingestellt ist, die einer Person passt, wird für die nächsten drei Benutzer Probleme verursachen.

Sitz-Steh-Schreibtische, Monitorarme und integrierte Steckdosenleisten sind vom Upgrade-Status zu grundlegenden Erwartungen für jeden Arbeitsplatz geworden, den mehrere Personen regelmäßig teilen. Möbelstücke, die sich ohne großen Aufwand umkonfigurieren lassen, geben dem Betriebspersonal die Möglichkeit, für unterschiedliche Teamgrößen umzustellen, ohne jedes Quartal neue Möbel bestellen zu müssen. Auch die Haltbarkeit ist wichtiger als früher, einfach weil gemeinsam genutzte Geräte schneller verschleißen.

Ob Mitarbeiter überhaupt ins Büro kommen, hängt überraschend stark davon ab, was sie dort vorfinden. Ein gut ausgestatteter, verstellbarer Arbeitsplatz signalisiert jemandem, dass es sich gelohnt hat, die Zeit vor Ort einzuplanen. Ein wackeliger Schreibtisch mit einem geliehenen Monitor und ohne zugängliche Steckdose vermittelt etwas ganz anderes, und sie neigen dazu, diese Schlussfolgerung in der folgenden Woche zu befolgen, indem sie zu Hause bleiben.

Die Remote-zu-Raum-Lücke mit Technologie überbrücken

Viele Büros haben die physische Einrichtung richtig gemacht und stoßen dennoch auf dasselbe wiederkehrende Problem: Jemand sitzt immer vor einem Laptop-Bildschirm, und diese Person ist nicht wirklich im selben Meeting wie alle am Tisch Sitzenden. Audio fällt aus. Die Kamera rahmt die Decke ein. Jemand versucht, sich ins Gespräch einzuklinken, und der Raum redet über sie hinweg, ohne es zu bemerken. Dies sind keine geringfügigen Unannehmlichkeiten; sie prägen Beteiligungsmuster, beeinflussen, wessen Input Entscheidungen erreicht, und untergraben stillschweigend, wie engagiert Remote-Teilnehmer über eine lange Sitzung hinweg bleiben.

Spezielle Konferenzinfrastruktur, gerichtete Mikrofon-Arrays und große Wanddisplays beheben diese Erfahrungslücke auf eine Weise, wie es eine Consumer-Webcam, die auf einem Laptop-Deckel balanciert, wirklich nicht kann. Einige Organisationen haben eine spezialisierte Agentur für immersive Technologien hinzugezogen, um diese Umgebungen richtig aufzubauen und von Anfang an für den Remote-Teilnehmer zu planen, anstatt Lösungen nachträglich einzubauen, nachdem sich Beschwerden häufen. Schreibtischbuchungssysteme, Echtzeit-Belegungs-Dashboards und Raumreservierungsplattformen runden die operative Ebene ab, die verhindert, dass eine Belegschaft mit flexibler Anwesenheit in ein volles Gebäude kommt oder zwanzig Minuten lang nach einem freien Schreibtisch sucht.

Kleiner, näher, weiter verteilt

Die Konsolidierung von Zentralen erzählt nur einen Teil der Geschichte. Neben dem Bestreben, die Flächen der Zentralbüros zu reduzieren, hat sich ein weiteres Muster durchgesetzt: die Verteilung der physischen Präsenz nach außen, dorthin, wo die Menschen tatsächlich sind. Kleinere Büros in der Nähe von Stadtteilen mit dichter Mitarbeiterpopulation wirken dem entgegen, was Umfragen immer wieder als den Hauptgrund nennen, warum Mitarbeiter obligatorische Bürotage ablehnen. Eine 12-minütige Fahrt zu einem lokalen Hub ist eine kategorisch andere Rechnung als eine 90-minütige Hin- und Rückfahrt zu einem Hochhaus in der Innenstadt, und die Anwesenheitszahlen spiegeln diesen Unterschied tendenziell deutlich wider.

Coworking-Arrangements lösen eine verwandte Version des Problems. Anstatt sich in jeder Stadt, in der eine Handvoll Mitarbeiter leben, zu mehrjährigen Mietverträgen zu verpflichten, können Organisationen sich in bestehende professionelle Arbeitsplatznetzwerke einklinken und für die tatsächliche Nutzung bezahlen. Beide Ansätze sind flexibel auf eine Weise, wie es Gewerbeimmobilien nicht sind, indem sie Kapazitäten hinzufügen oder abbauen, ohne die langen Vorlaufzeiten, die traditionelle Mietverhandlungen erfordern.

Wellness steht im Mittelpunkt

Wenn Mitarbeiter echte Entscheidungsfreiheit darüber haben, wo sie an einem bestimmten Tag arbeiten, muss das Büro aus eigener Kraft überzeugen. Ein Raum mit schlechter Luftzirkulation, ohne Tageslicht und ohne Möglichkeit, einen privaten Anruf zu tätigen, ohne auf dem Flur zu stehen, gibt den Menschen einen konkreten Grund, zu Hause zu bleiben, und unter hybriden Arbeitsmodellen werden sie diesen auch nutzen.

Tageslicht leistet im Büro echte Arbeit. Räume, die es konsequent nutzen, berichten über bessere Energiewerte und weniger Beschwerden am Nachmittag als solche, die nur mit Deckenbeleuchtung betrieben werden. Grünflächen, Holzoberflächen und jede Aussicht, die nicht auf eine Parkhauswand blickt, wirken sich positiv auf die Stimmung aus. Verbesserungen der Belüftung, die aus einem bestimmten Grund beschleunigt wurden, haben sich als vorteilhaft für die kognitive Leistungsfähigkeit erwiesen. Ein ruhiger Ort, den ein Mitarbeiter für einen privaten Anruf oder ein schwieriges Problem nutzen kann, oder einfach nur zehn Minuten abseits eines Großraumbüros, ist kein Luxusmerkmal; er erfüllt ein Bedürfnis, das konventionelles Bürodesign routinemäßig ignoriert hat.

Wenn Organisationen die Ergebnisse verfolgen, die auf diese Art von physischen Upgrades folgen, stützen die Zahlen tendenziell weitere Investitionen. Burnout-Metriken verbessern sich. Die Ergebnisse von Moral-Umfragen bewegen sich in die richtige Richtung. Die Mitarbeiterbindung, insbesondere bei erfahrenen Mitarbeitern mit Optionen, wird deutlich besser.

Der tiefere Wandel dessen, wofür das Büro da ist

All diese Veränderungen deuten auf etwas Größeres als eine Immobilienanpassung hin. Das Büro hat jetzt eine andere Aufgabe, und die optionale Anwesenheit hat diese Aufgabenbeschreibung verdeutlicht.

Mentoring, spontane Ideen und das Vertrauen, das zwischen Kollegen aufgebaut wird, lassen sich nicht wirklich auf Videokacheln übertragen. Wird das physische Büro in einem hybriden Modell richtig eingesetzt, ist es der Ort für die Arbeit, die tatsächlich menschliche Präsenz erfordert: flexibel genug, um sich daran anzupassen, wie oft Teams ins Büro kommen, und gut genug, sodass sie es auch wollen.

Um das zu erreichen, müssen HR, Facility Management, IT und Finanzen auf eine Weise zusammenarbeiten, die das frühere Büro-Management nie von ihnen verlangt hat. Deshalb wenden sich immer mehr Organisationen an Betreiber wie EDGE Workspaces, das flexible Flächen, Workplace-Technologie, Hospitality und gesundes Gebäudedesign an einem Ort vereint – in Gebäuden in ganz Europa. Wenn Raum, Service und Wohlbefinden als Einheit betrieben werden, entsteht ein hybrider Arbeitsplatz, zu dem sich Menschen auf natürliche Weise hingezogen fühlen, weil er ihre Bedürfnisse erfüllt. Oder, wie EDGE Workspaces es ausdrückt, ein Ort Where Wellbeing Works.

Über die Autorin: Julie Burton ist Senior Content Specialist bei Dimensional Innovations, einem Unternehmen für Experience Design, Bau und Technologie, das seit mehr als 30 Jahren immersive und ansprechende Erlebnisse für seine Kunden und deren Zielgruppen schafft. Burton verbindet ihre Leidenschaft für Storytelling mit Expertise in digitalen und traditionellen Medien.